Zarządzanie magazynem to kluczowy element wielu biznesów. W dobie cyfryzacji wiele firm staje przed wyborem odpowiedniego narzędzia do gospodarki magazynowej. W tym artykule przyjrzymy się, jak skonfigurować podstawowy magazyn w programie Microsoft Excel, oraz zastanowimy się, czy to rozwiązanie jest wystarczające dla potrzeb nowoczesnej firmy, czy warto jednak skorzystać z profesjonalnych narzędzi, takich jak LoMag, które oferują znacznie więcej możliwości, zaczynając już od 100 zł za stanowisko.

Jak można utworzyć magazyn w programie Excel?

Stworzenie magazynu w Excelu rozpoczyna się od przygotowania odpowiedniej struktury arkusza, która będzie mogła pomieścić wszystkie niezbędne dane dotyczące zarządzania asortymentem. Oto krok po kroku, jak można to zrobić:

1. Otwórz nowy arkusz Excela – Rozpocznij od uruchomienia programu Microsoft Excel i otwarcia nowego, pustego arkusza kalkulacyjnego.

2. Utwórz tabelę z danymi – Zdecyduj, jakie informacje są niezbędne do śledzenia stanu magazynowego. Do najbardziej podstawowych należą:

• Numer katalogowy produktu

• Nazwa produktu

• Ilość na stanie

• Cena zakupu

• Cena sprzedaży

• Minimalna ilość na stanie

• Maksymalna ilość na stanie

• Lokalizacja w magazynie

Utwórz kolumny dla każdej z tych kategorii w pierwszym wierszu arkusza.

3. Dodaj formuły do obliczeń – W celu ułatwienia pracy z arkuszem, możesz wprowadzić formuły, które automatycznie przeliczą wartości, takie jak wartość całkowita asortymentu (np. przez pomnożenie ilości na stanie przez cenę zakupu) czy obliczanie potrzeb uzupełnienia stanów magazynowych. Przykład formuły obliczającej wartość asortymentu: =C2*D2 gdzie C2 to ilość na stanie, a D2 to cena zakupu dla danego produktu.

4. Wykorzystaj funkcje takie jak sortowanie i filtrowanie – Aby ułatwić zarządzanie magazynem, możesz skorzystać z wbudowanych w Excel funkcji sortowania i filtrowania danych. Pozwoli Ci to szybko znajdować produkty według różnych kryteriów, np. ilości na stanie czy lokalizacji.

5. Zabezpiecz dane – Pamiętaj o zabezpieczeniu swojego arkusza hasłem, by uniknąć nieautoryzowanego dostępu lub niechcianych zmian w danych.

6. Regularnie aktualizuj dane – Arkusz magazynowy będzie efektywny tylko wtedy, gdy będzie na bieżąco aktualizowany. Zadbaj o to, by wszystkie operacje magazynowe były odzwierciedlone w arkuszu.

Powyższe kroki pozwolą na zbudowanie podstawowej struktury magazynu w Excelu, która może być wystarczająca dla małych przedsiębiorstw lub początkujących firm. Jednak, jak zauważymy dalej w artykule, przy rosnącej skali działalności i zwiększających się wymaganiach, warto rozważyć dedykowane oprogramowanie do zarządzania magazynem.

Czy opłaca się używać program magazynowy w arkuszu kalkulacyjnym Excel?

Choć program Microsoft Excel jest narzędziem wszechstronnym i wielu przedsiębiorców może wykorzystywać go do zarządzania magazynem, warto zastanowić się nad przejściem na dedykowane oprogramowanie magazynowe. Dlaczego? Ponieważ profesjonalne zostały zaprojektowane specjalnie z myślą o optymalizacji procesów magazynowych, oferując funkcjonalności, których Excel po prostu nie posiada.

Niezależnie od skali działalności, wydajność operacji magazynowych jest kluczowa dla zachowania płynności zapasów i zadowolenia klientów. Programy magazynowe oferują szeroki wachlarz możliwości, takich jak automatyczne generowanie dokumentów magazynowych, śledzenie partii towarów, zarządzanie lokalizacjami czy integracja z innymi systemami informatycznymi przedsiębiorstwa. Co więcej, są one przystosowane do przepisów prawa, które regulują gospodarkę magazynową, co jest wyzwaniem przy wykorzystywaniu arkuszy kalkulacyjnych.

Inwestycja w profesjonalne oprogramowanie magazynowe to również krok w stronę zwiększenia bezpieczeństwa danych. W przeciwieństwie do Excela, który jest podatny na przypadkowe usunięcie lub nadpisanie ważnych informacji, systemy magazynowe zapewniają zabezpieczenia i backupy danych.

Niemniej ważnym argumentem jest cena. Może się wydawać, że profesjonalne oprogramowanie to duży wydatek, ale takie narzędzia jak LoMag są dostępne już od 100 zł za stanowisko. To niewielka inwestycja, biorąc pod uwagę korzyści płynące z automatyzacji, efektywności i minimalizacji ryzyka błędów.

Podsumowując, choć Excel może być pomocny na wczesnym etapie działalności firmy, z czasem warto rozważyć przesiadkę na dedykowane systemy magazynowe. Nie tylko ułatwiają one codzienną pracę, ale również przyczyniają się do rozwoju przedsiębiorstwa dzięki skalowalności i adaptacji do zmieniających się wymagań rynkowych.